Kanban kommt aus dem Japanischen und bedeutet übersetzt „Schild“ oder „Signalkarte“. Die Kanban Methode wurde von Toyota erfunden. Toyota wendete sie für ihren Fertigungsbereich an. Dabei ging es um den Materialverbrauch der einzelnen Zwischenproduktionsstätten. Dieser wurde bis dahin detailliert vorausgeplant. Sobald es aber zu Zwischenfällen bei einer Zwischenstation kam, kam es zu Lagerungen von Materialien und gleichzeitig zu Materialengpässen an anderen Zwischenstationen. Beides beeinträchtigte den Workflow stark. Bei der Kanban Methode wird immer nur so viel Material bestellt, wie von der nächsten Zwischenstation nachgefragt wird. Demzufolge ist der Workflow deutlich effizienter. Später wurde das System von Software-Unternehmen weiterentwickelt. Dabei ging es nicht mehr um Materialverbrauch, sondern um die Verteilung von einzelnen Aufgaben. Eine Aufgabe wurde erst angefangen, wenn die „Voraufgabe“ dazu beendet war. Inzwischen wird Kanban in den unterschiedlichsten Branchen verwendet. Das System lohnt sich zur Organisation des Workflows in allen Unternehmen, bei denen mit einzelnen Zwischenaufgaben gearbeitet wird. Ein weiterer Vorteil ist die höhere Einbindung und Verantwortungsübernahme in den einzelnen Ebenen und Zwischenstationen, da die Workflow Organisation nur mit deren Beteiligung optimal funktioniert.
Das Kanban-Board
Die Methode kann sehr einfach in bereits bestehende Strukturen des Unternehmens integriert werden. Das Allerwichtigste ist, dass man das Konzept hinter dem System verstanden hat. Die einfachste Möglichkeit Kanban einzusetzen ist mit Hilfe des Kanban-Boards. Dieses dient zur Visualisierung des gesamten Workflows. Auf dem Board sollten die einzelnen Zwischenaufgaben in Spalten abgebildet werden. Damit in einer Spalte nicht zu viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden, gibt es ein Aufgabenlimit pro Spalte. Dieses wird auch auf dem Kanban Board online eingetragen. Das Board kann je nach Branche, Team und Unternehmen angepasst werden. Man kann es sowohl physisch als auch digital verwenden.
Digitalisierung des Boards
Physische Boards eignen sich vor allem für kleine Teams, bei denen alle Mitarbeiter an einem gemeinsamen Standort arbeiten. Deswegen verwenden viele Unternehmen heutzutage Kanban-Boards in digitaler Form. Ein großer Vorteil dabei ist, dass diese von überall aus zugreifbar sind und damit auch für Freiberufler, Mitarbeiter im Home-Office oder digitale Nomaden verfügbar sind. Dies erleichtert die Kommunikation innerhalb des Unternehmens maßgeblich. Weiterhin speichern physische Boards keine historischen Daten und analysieren keine Kennzahlen, was digitale Boards durchaus tun. Somit kann man z.B. den Workflow in verschiedenen Quartalen oder Jahren miteinander vergleichen. Ein weiterer Vorteil ist, dass Änderungen zeitgenau bei allen Mitarbeitern angezeigt werden. Ist eine Aufgabe erledigt und wandert in eine andere Spalte, werden alle Mitarbeiter ohne Verzögerung informiert. Das macht den Workflow noch effizienter. Zusätzlich dazu kann man das Online Kanban-Board mit anderen Software-Tools kombinieren, die bereits im Unternehmen verwendet werden, wie z.B. Management Tools oder E-Mail Tools.
Fazit
Eine Implementierung des Kanban Methode in ein Unternehmen ist sehr sinnvoll, um die Organisation des Workflows zu erleichtern. Für die Integration des Systems sind keine großen Änderungen im Unternehmen und im Workflow nötig. Am einfachsten funktioniert die Implementierung über das Kanban-Board, welches den Workflow visuell darstellt. Kanban-Boards variieren je nach Unternehmen oder Branche. Man kann diese physisch oder digital nutzen, wobei immer mehr Unternehmen die digitale Variante bevorzugen. Vorteile dieser sind der weltweite Zugriff auf das Board, die Übertragung in Echtzeit für alle Mitarbeiter und die Möglichkeit dieses auch mit bisher bestehenden Software-Tools im Unternehmen zu verknüpfen. Das digitale Kanban-Board kann sowohl von großen Unternehmen als auch von kleinen Start-Ups und sogar von Einzelpersonen/Freelancern zur Organisation ihres Workflows genutzt werden.