Bei geschäftlichen Transaktionen sind sensible Informationen und Geschäftsdokumente das Wichtigste, worauf man achten muss. Sie können zwar lokale Server und Laufwerke verwenden, um Ihre sensiblen Geschäftsdaten zu speichern, aber es gibt keine Garantie, dass Ihre Daten sicher sind.
Dieses Problem wird durch virtuelle Datenräume gelöst. Virtuelle Datenräume haben sich als nützliche Instrumente für Unternehmen erwiesen, die ein sicheres Verzeichnis für die Speicherung, Organisation und gemeinsame Nutzung sensibler Informationen über Geschäftstransaktionen benötigen.
Die Frage ist jedoch, wie man das Beste aus diesen Datenräumen herausholen kann. Im Folgenden finden Sie die 3 wichtigsten Tipps, wie Sie Ihre Dokumente in virtuellen Datenräumen effektiv verwalten und speichern können.
Organisieren Sie mit einer klaren Ordnerstruktur
Virtuelle Datenräume bieten Ihnen zwar die Möglichkeit, Ihre Dokumente zu speichern und zu sichern, aber die Organisation dieser Dokumente liegt in Ihrer Verantwortung. Um dies zu gewährleisten, müssen Sie eine klare und intuitive Ordnerstruktur erstellen, die leicht zu durchschauen ist.
Dazu können Sie zunächst übergeordnete Ordner erstellen, die die wichtigsten Kategorien oder Phasen Ihres Projekts oder Vorgangs widerspiegeln. Anschließend unterteilen Sie diese Ordner in spezifischere Kategorien. Bei einer Fusion könnten Sie z. B. übergeordnete Ordner für „Finanzen“, „Rechtliche Dokumente“ und „Due-Diligence-Berichte“ anlegen, jeweils mit Unterordnern.
Durch diese Art der Organisation von Dokumenten wird sichergestellt, dass die Benutzer die benötigten Informationen schnell finden können, was die Zeit für die Suche reduziert und die Effizienz insgesamt erhöht. Wenn Sie eine einfache Organisation innerhalb eines Datenraums wünschen, können Sie Datenraum von Firmex verwenden, der über integrierte Funktionen zur Anordnung und Organisation Ihrer Dokumente verfügt.
Implementierung konsistenter Namenskonventionen
Diesem Aspekt der Dokumentenverwaltung schenken Sie vielleicht erst dann Beachtung, wenn Sie Tausende von Dokumenten haben und ein bestimmtes Dokument suchen müssen. Um das Auffinden der gewünschten Dateien zu erleichtern, sollten Sie ein standardisiertes Benennungsformat einführen, das den Inhalt und die Relevanz jedes Dokuments eindeutig mit dem übergeordneten Ordner identifiziert.
In diesem Zusammenhang müssen Sie Schlüsselinformationen wie Dokumententyp, Datum und eine kurze Beschreibung hinzufügen. Nehmen wir ein Beispiel, um es einfach zu machen:
Nehmen wir an, Sie haben einen juristischen Vertrag in Ihrem Datenraum. Damit andere den Inhalt verstehen können, müssen Sie den Namen des Vertrags, das Erstellungsjahr und die Kategorie, in die er fällt, angeben. Diese Namenskonvention bietet einen unmittelbaren Zusammenhang und ermöglicht es den Benutzern, den Inhalt eines Dokuments zu erfassen, ohne es öffnen zu müssen.
Zugriffsberechtigungen festlegen
Wenn Sie Dokumente in einem Datenraum effektiv verwalten wollen, sollten Sie festlegen, wer auf Dokumente in einem bestimmten Ordner zugreifen, sie anzeigen oder herunterladen darf. Dadurch wird die Sicherheit der vorliegenden sensiblen Informationen gewährleistet.
Um eine klare Vorstellung davon zu bekommen, wovon wir sprechen, lassen Sie es uns anhand eines Beispiels erklären. So kann ein juristisches Team vollen Zugriff auf juristische Dokumente haben, während ein Finanzteam vielleicht nur Zugang zu Finanzberichten benötigt und andersherum. Überprüfen und aktualisieren Sie die Berechtigungen regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Anforderungen Ihres Projekts oder Ihrer Transaktion entsprechen.
Dadurch wird gewährleistet, dass Ihre Dokumente sicher sind, da jeder darauf zugreifen kann und nur die benannten Personen die Berechtigung haben, Änderungen vorzunehmen.
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